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公文管理 · 操作手册
文档版本：1.00 ｜ 最近核对日期：2026-10-12
进展说明：涵盖公文台账（开投下发公文、对外联系单、内部协同、会议通知）与公文待办两大页面，采用收敛后的四类型 Tab 架构，统一扁平化流转与闭环回复机制。
文档控制
| 项目 | 内容 |
|---|---|
| 模块名称 | 公文管理 |
| 关联详细设计 | 详细设计 |
| 关联测试与验收 | 测试与验收 |
| 适用角色 | 公文发起人（文书经办人）、公文签收/办理人、会签人员、参会人员、综合部门管理人员 |
| 编写/核对人 | 综合管理工作组 |
| 前置环境 | 具备公文管理菜单及操作权限；用户在部门中已正常配置有效姓名与联系方式 |
1. 适用角色与权限
| 角色 | 常用操作 | 可查看范围 |
|---|---|---|
| 公文发起人 | 拟稿、暂存、发送公文/联系单/协同/会议通知、查看收件人进度、发起催办、复制 | 我发起的事项（当前服务端按发起人/收件人关系控制可见性） |
| 接收办理人 | 查阅公文待办、在线签收、提交办理回复及附件、提交参会回执（参会/请假） | 发送给本人的事项、本人已处理历史 |
| 部门负责人 / 查看人员 | 查阅本人相关发文及收文、查看事项流转轨迹与处理闭环进度 | 与本人相关（发起人或收件人）的事项台账；部门级/公开级可见范围尚在规划，未实现 |
2. 菜单与入口
公文管理收敛为统一双入口：
- 公文台账（
/business/document/matter）：公文台账主界面，内置四个事项类型 Tab（开投下发公文、对外联系单、内部协同、会议通知）； - 公文待办（
/business/document/todo）：跨类型待办中心，集中展示发给当前登录人的所有未办结与已办结事项。
3. 使用前准备
- 功能定位明确：公文管理属于轻量化、扁平化的文书协同底座，不绑定特定工程项目，不接入复杂的 Warm-Flow 审批流；事项到达终态后即标为“已完成”，无需经过繁杂的归档手续；
- 接收人信息核对：发文时收件人需从组织架构中按“部门 → 人员”层级选择，请提前确认收件人员部门归属准确；
- 附件准备：支持各类常规办公文书附件（单文件建议 ≤ 50MB，支持 doc/docx/xls/xlsx/pdf 等）。
4. 业务操作指引
4.1 发起公文事项（四类事项）
4.1.1 开投下发公文
- 进入「公文管理 → 公文台账」，切换至「开投下发公文」Tab；
- 点击「新增发文」，弹出新建对话框：
- 公文要素：录入文号（可选择历史编号前缀或由系统自动生成）、标题（必填）、文种（支持从 15 类标准文种中下拉选择或自定义输入）、发文日期、紧急程度、秘密等级；
- 正文与附件：录入公文核心摘要内容，并上传正式公文正文扫描件或红头文件附件；
- 接收对象与要求：先选择接收部门，再从所选部门中勾选具体收件人；逐个为收件人指定处理要求是「办理」还是「阅知」（支持全局一键应用）；
- 底部选择是否勾选邮件提醒，点击「确认发送」（或点击「存为草稿」暂存）。
4.1.2 对外联系单
- 在台账切换至「对外联系单」Tab，点击「新增联系单」；
- 录入编号、联系单类型、标题、发送日期、回复期限、主要内容与附件；
- 选取外部关联单位或部门接收人，指定办理要求并提交发送。
4.1.3 内部协同
- 切换至「内部协同」Tab，点击「发起协同」；
- 录入协同编号、协同主题、协同业务类型、办理期限、协同需求说明与附件；
- 选定跨部门协同承办人并发送。
4.1.4 会议通知
- 切换至「会议通知」Tab，点击「发布会议通知」；
- 录入会议编号、会议主题、会议类型、会议时间、会议地点、会议议程说明、附件；
- 设定回执截止时间，选择参会人员名单后发送。
4.2 公文办理、回复与回执
4.2.1 在公文待办中集中办理
- 进入「公文管理 → 公文待办」，默认为「待我处理」列表；
- 列表集中展示发给当前用户的全部公文、联系单、协同与会议通知；
- 在线签收：点击行内「签收」，记录本人签收时间并更新已读状态；
- 办理回复：若发件人要求「办理」，点击「回复」按钮，录入办理情况说明，并可上传办理结果佐证材料，确认后提交闭环；
- 会议回执：针对会议通知，点击「参会回执」，选择「确认参会」或「请假」（请假需填写请假事由及代会人员），提交后发起人可实时查看回执统计。
4.2.2 查看处理历史
在待办界面切换至「已处理」Tab，可随时追溯本人历史签收、已提交的回复说明及会议回执记录。
4.3 发起人跟踪、催办与管理
- 发起人在「公文台账」中选择「我发起的」筛选条件，快速定位本人发出的事项；
- 点击行内「详情」，可查看完整的公文基本信息、各部门收件人的签收状态（已签收/未签收）、回复进度、办理附件以及会议回执统计（参会人数/请假人数）；
- 一键催办：对即将超期或已逾期未签收、未回复的收件人，点击操作列「催办」，系统将通过即时消息提醒相关人员尽快办理；
- 复制事项：对周期性或格式相近的文书，支持点击「复制」，系统将自动复制原单据的主体内容与格式，快速生成新草稿。
5. 常见问题与处理
| 现象 / 提示 | 常见原因 | 解决方法 |
|---|---|---|
| 发送时提示文号重复 | 同一事项类型下录入了已被使用的重复编号 | 调整文号输入，或清空编号由系统自动生成唯一序号 |
| 收件人看不到公文待办 | 发件人选择人员时漏选该收件人，或该收件人尚未登录系统激活权限 | 在台账详情中核对收件人名单；如遗漏可使用「复制」或重新补发通知 |
| 无法提交办理回复 | 当前登录人仅被设置为「阅知」要求，无需办理回复 | 「阅知」类公文仅需点击「签收」即可，无需填报回复内容 |
| 会议回执已过截止时间 | 当前系统时间已晚于发件人设置的「回执截止时间」 | 如确需参会或调整请假，可直接联系会议发起人进行线下统筹 |